Conditions d'utilisation des services offerts aux représentants professionnels

Conditions d'utilisation des services offerts aux représentants professionnels

Dans le présent document et, s'il y a lieu, dans les critères d'accréditation des représentants professionnels et les conditions d'accréditation d'une entreprise relatifs aux groupes de services Représentant PRO et Représentant PRO +,

le terme entreprise désigne un particulier en affaires, une société de personnes ou une société;
le terme représentant désigne soit un représentant d'office de l'entreprise qui peut agir au nom et pour le compte de l'entreprise en raison des fonctions qu'il occupe, soit un représentant autorisé à agir au nom et pour le compte de l'entreprise aux termes d'un mandat;
le terme division désigne notamment un lieu d'affaires, un bureau, un point de services ou une succursale de l'entreprise, de même qu'une subdivision ou un sous-ensemble des activités de l'entreprise qui est défini, délimité ou créé administrativement par son représentant pour un même lieu d'affaires, bureau, point de services ou une même succursale;
le terme répondant désigne une personne physique qui agit au nom et pour le compte de l'entreprise au sein d'une division de celle-ci et qui est conformément accréditée pour le groupe de services Représentant PRO +;
le terme responsable de division désigne une personne physique qui agit au nom et pour le compte de l'entreprise à l'égard d'une division de celle-ci, qui est conformément accréditée pour le groupe de services Représentant PRO;
le terme représentant professionnel désigne une entreprise ainsi que tout répondant d'une division de cette entreprise accrédités par Revenu Québec afin d'être autorisés à agir au nom et pour le compte de la clientèle représentée au moyen de ces services, selon les mandats qui sont confiés à l'entreprise et à télécharger ou à transmettre des déclarations, des rapports ou d'autres documents au moyen d'un logiciel certifié par Revenu Québec;
le terme utilisateur désigne une entreprise ou son représentant, s'il y a lieu, un répondant, un responsable de division ou un membre du personnel de l'entreprise qui utilise les services offerts aux représentants professionnels au nom et pour le compte de celle-ci;
le terme code utilisateur désigne le code qui permet à un utilisateur d'accéder à Mon dossier pour les représentants professionnels;
le terme code de transmission ImpôtNet Québec désigne le code attribué à une entreprise à l'égard d'une division par Revenu Québec qui permet à un utilisateur d'effectuer la transmission de déclarations, de rapports ou d'autres documents au moyen de logiciel certifié par Revenu Québec;

Les services offerts aux représentants professionnels permettent notamment

à une entreprise de faire une demande d'inscription à Mon dossier pour les représentants professionnels ainsi qu'une demande d'accréditation pour elle-même et un répondant en vue d'être accrédités par Revenu Québec comme représentants professionnels;
à l'entreprise ou à son représentant, s'il y a lieu, ainsi qu'à un répondant, à un responsable de division et aux utilisateurs d'obtenir un code d'utilisateur et un mot de passe pour qu'ils puissent s'authentifier chaque fois qu'ils veulent utiliser ces services au nom et pour le compte de l'entreprise;

à un répondant, à un responsable de division et aux utilisateurs de l'entreprise d'effectuer des transactions relatives au dossier de la clientèle représentée et, s'il y a lieu, d'accéder aux renseignements contenus dans le dossier de la clientèle représentée, conformément aux mandats confiés à l'entreprise;
à l'entreprise ou à son représentant, s'il y a lieu, ainsi qu'à un répondant, à un responsable de division et aux utilisateurs de recevoir des courriels sécurisés concernant des communications qui leur sont respectivement destinées ou qui concernent le dossier de la clientèle représentée, conformément aux mandats confiés à l'entreprise.

Responsabilités et rôles de l'entreprise ou de son représentant

L'entreprise doit, s'il y a lieu, désigner un représentant qui peut agir en son nom et pour son compte en raison des fonctions qu'il occupe (représentant d'office) ou parce qu'elle lui en donne le mandat (représentant autorisé).

L'entreprise ou son représentant, s'il y a lieu, a notamment la responsabilité

d'effectuer la demande d'inscription de l'entreprise à Mon dossier pour les représentants professionnels;
d'effectuer la demande d'accréditation de l'entreprise afin que l'entreprise soit accréditée par Revenu Québec comme représentant professionnel, et ce, pour le groupe de services choisi;
de créer et d'ajouter de nouvelles divisions, de nommer un répondant ou un responsable de division;
de nommer un répondant pour chaque division offrant des services Représentant PRO + afin qu'il puisse être accrédité comme représentant professionnel et, s'il y a lieu, demander des codes de transmission ImpôtNet Québec;
de nommer un responsable de division pour chaque division offrant des services Représentant PRO afin qu'il puisse effectuer la gestion des codes de transmission ImpôtNet Québec;
de remettre au responsable de division ou au répondant, s'il y a lieu, les codes de transmission ImpôtNet Québec attribués à l'entreprise à l'égard de la division dont il est responsable;
de se créer un code d'utilisateur ainsi que d'en créer un pour chacun des répondants et des responsables de division, s'il y a lieu, et de leur remettre ce code, et leur mot de passe temporaire attribués par Revenu Québec, comme si ce mot de passe avait été attribué à l'entreprise, afin qu'ils puissent accéder à Mon dossier pour les représentants professionnels selon les mandats qui sont confiés à l'entreprise;
de demander à Revenu Québec d'attribuer à l'entreprise un nouveau code de transmission ImpôtNet Québec à l'égard d'une division ou d'en révoquer un;
de procéder au changement d'un répondant ou d'un responsable de division et d'effectuer une demande d'accréditation pour un nouveau répondant;
de demander l'annulation de l'accréditation d'un répondant;
de gérer le dossier de représentant professionnel de l'entreprise;
d'effectuer la mise à jour des renseignements sur l'identité d'un répondant ou d'un responsable de division;
d'accepter, s'il y a lieu, de nouvelles conditions d'utilisation au nom et pour le compte de l'entreprise.

L'entreprise ou son représentant, s'il y a lieu, a notamment comme rôle

de recevoir la réponse de Revenu Québec concernant la demande d'inscription de l'entreprise à Mon dossier pour les représentants professionnels ainsi que la réponse de Revenu Québec concernant la demande d'accréditation de l'entreprise;

de recevoir l'avis de suspension ou de révocation de l'accréditation de l'entreprise;
de recevoir un avis lors de la suspension ou de la révocation de l'accréditation d'un répondant.

Pour ce faire, l'entreprise autorise Revenu Québec à communiquer à son représentant, s'il y a lieu, les renseignements ou les documents qu'il détient à son sujet et qui sont nécessaires à l'exercice de son mandat.

Chaque transaction effectuée au moyen d'un code d'utilisateur et d'un mot de passe ainsi qu'au moyen d'un code de transmission ImpôtNet Québec a le même effet juridique que si elle avait été faite conformément à des instructions écrites données par l'entreprise, qu'elle aurait elle-même signées.

L'entreprise a la responsabilité de s'assurer de la véracité des renseignements fournis lors de la demande d'inscription ou d'une demande d'accréditation ou de modification d'accréditation.

L'entreprise s'engage à aviser Revenu Québec de tout changement relatif aux renseignements qu'elle a fournis lors de la demande d'inscription ou d'une demande d'accréditation ou de modification d'accréditation. Elle s'engage également à aviser Revenu Québec de tout changement de représentant, s'il y a lieu.

L'entreprise est responsable des gestes posés par son représentant, s'il y a lieu, par ses répondants, ses responsables de division ou ses utilisateurs, lesquels agissent au nom et pour le compte de l'entreprise.

L'entreprise doit aviser les répondants de chacune des divisions, le responsable de division et les utilisateurs des obligations qu'ils doivent respecter en vertu des présentes conditions d'utilisation, par exemple les obligations concernant la confidentialité du code d'utilisateur et du mot de passe ainsi que celles relatives à la sécurité.

Responsabilités et rôles du répondant

Le répondant représente l'entreprise auprès de Revenu Québec pour toute transaction effectuée au sein de sa division relativement aux dossiers de la clientèle représentée, y compris la communication de renseignements confidentiels, selon les mandats confiés à l'entreprise. Il agit au nom et pour le compte de l'entreprise, et il engage et lie celle-ci pour tous les gestes posés. Le répondant a automatiquement accès, pour sa division, à l'ensemble des dossiers de la clientèle représentée ainsi qu'à tous les services offerts aux représentants professionnels, soit les services existants et les services qui seront modifiés ou qui seront offerts dans le futur, et ce, conformément aux mandats qui sont confiés à l'entreprise par la clientèle représentée.

Le répondant a notamment, la responsabilité

d'accepter, de refuser et de transmettre en ligne, pour sa division, les mandats relatifs à la clientèle représentée ou de renoncer à de tels mandats;
de créer un code d'utilisateur pour chacun des utilisateurs de sa division et de leur remettre le mot de passe temporaire attribué par Revenu Québec, comme si ce mot de passe avait été attribué à l'entreprise, afin qu'ils puissent accéder à Mon dossier pour les représentants professionnels;
d'assigner les mandats relatifs à la clientèle représentée aux utilisateurs de sa division et de permettre à Revenu Québec de leur communiquer des renseignements confidentiels, conformément aux mandats confiés à l'entreprise par la clientèle représentée;
de gérer tous les codes de transmission ImpôtNet Québec concernant sa division;
de maintenir à jour les renseignements relatifs à sa division;
de faire générer un mot de passe temporaire pour un utilisateur de sa division, au besoin;

de veiller, pour sa division, au respect des présentes conditions d'utilisation et d'assurer une bonne utilisation des services par les utilisateurs de sa division.

Le répondant détient, pour sa division, tous les pouvoirs de gestion des droits d'accès aux services offerts aux représentants professionnels, c'est-à-dire qu'il peut notamment déterminer, modifier, suspendre, réactiver ou révoquer les droits d'accès des utilisateurs de sa division.

Le répondant peut également, pour sa division, déléguer ses responsabilités à un ou à plusieurs utilisateurs, à l'exception de la modification de son accréditation. Il demeure toujours responsable des gestes posés par les utilisateurs à qui il délègue ses responsabilités.

Responsabilités et rôles du responsable de division

Le responsable de division a notamment la responsabilité

de gérer les codes de transmission ImpôtNet Québec concernant sa division;

de créer un code d'utilisateur pour chacun des utilisateurs de sa division et de remettre à ceux-ci un mot de passe temporaire attribué par Revenu Québec, comme si ce mot de passe avait été attribué à l'entreprise, afin qu'ils puissent accéder à Mon dossier pour les représentants professionnels, de faire générer un mot de passe temporaire pour un utilisateur de sa division, au besoin;

de veiller, pour sa division, au respect des présentes conditions d'utilisation et d'assurer une bonne utilisation des services par les utilisateurs de sa division.

Le responsable de division détient, pour sa division, les pouvoirs de gestion des droits d'accès à Mon dossier pour les représentants professionnels, c'est-à-dire qu'il peut notamment déterminer, modifier, suspendre, réactiver ou révoquer les droits d'accès des utilisateurs de sa division.

Confidentialité du code d'utilisateur, du mot de passe et du code de transmission ImpôtNet Québec

L'entreprise est responsable de tout geste posé avec un code d'utilisateur et un mot de passe ainsi qu'avec un code de transmission ImpôtNet Québec qui lui sont liés, et ce, jusqu'à ce qu'elle ait informé Revenu Québec de leur utilisation non autorisée, s'il y a lieu.

Toute personne qui détient un code d'utilisateur et un mot de passe a la responsabilité de veiller à leur confidentialité. Le code d'utilisateur et le mot de passe d'une personne sont réservés à son usage exclusif. Le détenteur d'un code d'utilisateur et d'un mot de passe ne peut donc pas en permettre l'utilisation par un tiers. Il a aussi la responsabilité de modifier périodiquement son mot de passe pour des raisons de sécurité.

Tout utilisateur a la responsabilité d'informer immédiatement l'entreprise de toute utilisation non autorisée de son code d'utilisateur et de son mot de passe, et de toute tentative d'atteinte à la sécurité des accès.

L'utilisateur a également la responsabilité de veiller à la confidentialité du code de transmission ImpôtNet Québec auquel il a accès dans le cadre de ses fonctions. Un code de transmission ImpôtNet Québec est attribué par Revenu Québec pour l'usage exclusif de l'entreprise. L'utilisateur ne peut donc pas en permettre l'utilisation par un tiers non autorisé.

L'utilisateur a aussi la responsabilité de prendre toutes les mesures à sa portée pour utiliser les services dans des conditions de sécurité optimales.

L'entreprise ou son représentant, s'il y a lieu, ou encore le répondant d'une division, doit informer immédiatement Revenu Québec de toute utilisation non autorisée d'un code d'utilisateur et d'un mot de passe, ainsi que d'un code de transmission ImpôtNet Québec qui sont liés à l'entreprise, ou de toute tentative d'atteinte à la sécurité des accès. Ils ont aussi la responsabilité de prendre toutes les mesures à leur portée pour que les services soient utilisés dans des conditions de sécurité optimales.

Revenu Québec ne peut en aucun cas être tenu responsable de toute perte ou de tout dommage liés au non respect d'une des obligations mentionnées dans la présente partie « Confidentialité du code d'utilisateur, du mot de passe et du code de transmission ImpôtNet Québec ».

Modification des conditions d'utilisation

Les conditions d'utilisation des services offerts aux représentants professionnels peuvent être consultées dans le site Internet de Revenu Québec. L'entreprise ou son représentant, s'il y a lieu, le répondant, le responsable de division et les utilisateurs doivent consulter périodiquement ce site pour s'informer à ce sujet.

Ces conditions peuvent être modifiées à n'importe quel moment et sans préavis par Revenu Québec, pourvu qu'il diffuse les nouvelles conditions dans son site Internet. Les modifications prennent effet dès leur diffusion dans le site Internet de Revenu Québec.

L'utilisation des services offerts aux représentants professionnels par l'entreprise ou son représentant, s'il y a lieu, le répondant, le responsable de division et les utilisateurs de l'entreprise équivaut à une acceptation, par l'entreprise, de toute modification apportée aux conditions d'utilisation de ces services, s'il y a lieu.

Droits d'accès aux services

Les droits d'accès aux services offerts aux représentants professionnels sont accordés pour une durée indéterminée.

Revenu Québec peut refuser à l'entreprise ou à son représentant, s'il y a lieu, au répondant, au responsable de division ou aux utilisateurs l'accès aux services offerts aux représentants professionnels en suspendant ou en révoquant sans avis préalable leurs droits d'accès. Ainsi, Revenu Québec peut, à tout moment et avec effet immédiat, refuser l'accès à ces services, notamment s'il a des motifs de croire que l'une des conditions d'accréditation ou d'utilisation relatives aux services n'a pas été respectée ou que la loi a été enfreinte. De plus, Revenu Québec peut suspendre ou révoquer un droit d'accès inutilisé.

Revenu Québec peut mettre fin à l'accès aux services offerts aux représentants professionnels en révoquant les droits d'accès lorsque survient, notamment, un événement qui entraîne la modification des renseignements fournis lors de la demande d'inscription, d'une demande d'accréditation ou de modification d'accréditation, ou lorsque survient un événement qui entraîne le non-respect des conditions d'accréditation ou des conditions d'utilisation relatives aux services. De plus, Revenu Québec peut mettre fin à l'accès aux services offerts aux représentants professionnels en révoquant les droits d'accès aux services lorsque, notamment, l'entreprise fait faillite, est dissoute ou est liquidée, ou lorsque le particulier en affaires décède ou devient inapte à utiliser ces services.

L'entreprise qui ne veut plus avoir accès aux services offerts aux représentants professionnels peut en demander la révocation en tout temps.

Conservation des données

Toutes les données relatives aux transactions sont conservées par Revenu Québec dans ses banques de données et constituent des preuves documentaires. L'historique des accès aux services offerts aux représentants professionnels au moyen d'un code d'utilisateur et d'un mot de passe, ainsi qu'au moyen d'un code de transmission ImpôtNet Québec, fait partie de ces données.

Confidentialité des renseignements

Revenu Québec assure la protection et la confidentialité des renseignements transmis en mettant en place des mesures de sécurité conformes à ses obligations légales en la matière.

Communication

Une boîte de courriel sécurisée est mise à la disposition de chaque détenteur d'un code d'utilisateur et d'un mot de passe. Revenu Québec envoie au détenteur, dans cette boîte, des communications qui lui sont destinées relativement aux services offerts aux représentants professionnels ou au dossier de la clientèle représentée, conformément aux mandats confiés à l'entreprise.

L'entreprise consent à ce que

Revenu Québec lui envoie des communications dans les boîtes de courriel sécurisées attribuées à chacun des détenteurs d'un code d'utilisateur et d'un mot de passe;
chacune des adresses actives au moment de l'envoi de ces communications soit celle d'une de ces boîtes.

Chaque détenteur d'un code d'utilisateur et d'un mot de passe peut également envoyer à Revenu Québec, au moyen de cette boîte, des courriels sécurisés, mais uniquement dans les cas énoncés dans les services et selon les modalités et les conditions prévues dans ceux-ci.

Disponibilité des services

Revenu Québec peut, à tout moment, modifier ou interrompre temporairement ou de manière permanente une partie ou la totalité des services offerts aux représentants professionnels, sans avoir à en informer l'entreprise préalablement.

Liens vers d'autres sites Internet

Dans son site Internet, Revenu Québec dirige parfois l'internaute vers d'autres sites. Cependant, cela ne signifie pas que Revenu Québec approuve le contenu de ces autres sites ou des sites accessibles par ceux-ci (ex. : produit, service ou matériel que l'on peut y trouver).

Utilisation d'un logiciel commercial pour accéder à des services

Certains services offerts par Revenu Québec peuvent être accessibles au moyen de logiciels commerciaux. Cependant, Revenu Québec ne garantit pas l'accès aux services offerts aux représentants professionnels à l'aide de tels logiciels, ni le bon fonctionnement ni l'efficacité de ceux-ci. Revenu Québec peut, à tout moment, suspendre l'accès à ces services au moyen de tels logiciels, ou encore y mettre fin.

Exclusion de responsabilité

Revenu Québec ne peut être tenu responsable de tout dommage que l'entreprise pourrait subir en raison, notamment,

de l'utilisation d'un code d'utilisateur, d'un mot de passe ou d'un code de transmission ImpôtNet Québec qui lui sont liés, et ce, même s'il s'agit d'une utilisation non autorisée;
de la non-disponibilité des services.

Régime juridique

Tout différend ou litige lié à la demande d'inscription, à une demande d'accréditation, aux critères d'accréditation des représentants professionnels ou aux conditions d'accréditation d'une entreprise, aux conditions d'utilisation des services offerts aux représentants professionnels relatifs au groupe de services Représentant PRO et Représentant PRO + ou à l'utilisation de ces services est régi par le droit applicable au Québec.

L'entreprise accepte irrévocablement que tout recours découlant d'un tel différend ou d'un tel litige relève de la compétence des autorités du Québec, ce qui exclut toute autre autorité qui pourrait avoir juridiction à l'égard d'un tel différend ou d'un tel litige.